Ablauf einer Buchung

Anders - unabhängig - neutral = optimal!


Da wir keine “08/15-Reisen” verkaufen, läuft eine Reisebuchung über unser Reisebüro etwas anders ab als Sie dies vielleicht von herkömmlichen Reisebüros kennen. Hier bekommen Sie etwas für Ihr Geld! Bitte machen Sie sich nachfolgend mit den 13 Schritten unserer kundenorientierten Vorgehensweise vertraut:

Schritt 1: Kontaktaufnahme
Sie treten mit uns in Kontakt, da Sie Ihre Traumreise vom Spezialisten fair, fundiert und ordentlich betreut wissen wollen. Wir sehen uns als Ihr Partner und nicht als Ihr Gegner. Wir sind unabhängig, offen und neutral! Je offener Sie uns mit Ihren persönlichen Gegebenheiten (Erwartungen, Vorlieben, Vorstellungen, Reisebudget, etc.) gegenübertreten, um so passender können wir Sie beraten.

Schritt 2:
Beratungstermin (Für lokale Kunden):

Auf Wunsch vereinbaren wir einen Beratungstermin, bei welchem wir Sie und Ihre Reisewünsche gerne persönlich kennen lernen wollen. Danach wissen wir wer Sie sind, können so Ihren Qualitätsvorstellungen entsprechende Positionen empfehlen und ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Routing zusammenstellen. Bitte nehmen Sie sich zur ausführlichen Besprechung einer Komplettreise bis zu 2 Stunden Zeit. (Zeitaufwand unsererseits mit Vor & Nachbereitung ca. 3,0 Std.)

 

Für auswärtige Kunden:

Ihr Reisebedarf ist per E-Mail oder Telefon zu ergründen. Wir übernehmen auch gerne Ihre, im Bestfall schon mitgesendeten Vorgaben und überprüfen die Machbarkeit Ihrer Reisewünsche. Sollten wir weitere Informationen von Ihnen benötigen, oder wenn wir Verbesserungsvorschläge für angebracht halten, melden wir uns ggf. bei Ihnen.

Schritt 3: Routenerstellung
Nachdem feststeht, wohin die Reise gehen soll, erstellen wir Ihnen einen durchdachten Tourenverlauf. Dieser Routenvorschlag beinhaltet eine Kurzdarstellung der jeweiligen Tagesetappe mit stichwortartiger Nennung der empfohlenen Tageshighlights, die Übernahme und Rückgabedatierung der Mietfahrzeuge und unseren Hotelvorschlag mit Verlinkung. Für die grobe Gesamtroute erstellen wir zudem einen Link mit GoogleMaps. Wir übersenden Ihnen diese übersichtliche Bedarfsermittlung per E-Mail im pdf-Format. (Zeitaufwand unsererseits ca. 3,0 Std.)

Schritt 4: Angebotserstellung
In unserer Eigenschaft als Reisevermittler fragen wir parallel Ihr individuell ausgearbeitetes Angebot bei unseren Reiseveranstalter-Partnern an. Sobald wir deren Quotierung vorliegen haben, erhalten Sie via
E-Mail im pdf-Format deren original Komplettangebot zum Gesamtreisepreis inklusive der Flüge, Mietfahrzeuge und den Unterkünften. Im Angebot ersehen Sie dann alle wichtigen Informationen wie Flugzeiten und die genauere Leistungsdaten der gewünschten Positionen. (Zeitaufwand unsererseits ca. 2,0 Std.)

 

Schritt 5: Ihr Buchungsauftrag
Stimmt unser Angebot mit Ihren Vorstellungen überein, so raten wir Ihnen den, mit dem Angebot übersendeten Buchungsvordruck, gewissenhaft auszufüllen und schnellstmöglich an uns zurückzusenden (als E-Mail-Scan oder per Post). Sie können davon ausgehen, dass die Angebotsinhalte Ihren Idealvorstellungen entsprechen. Sollte Ihr Angebot daher noch etwas über Ihrer Budgetvorgabe liegen, beraten wir Sie gerne über die Möglichkeiten der Leistungskürzung und dem Hinweis ob und mit welchen Einschränkungen dann ggf. zu rechnen wäre.


Schritt 6: Buchungseingang
Sobald uns Ihre verbindliche Buchung erreicht hat, bestätigen wir Ihnen dies per E-Mail. Wir machen uns dann umgehend an die Realisierung Ihrer Reisewünsche. Wir bitten zu beachten, dass wir Ihnen eine individuelle Reise zusammengestellt haben. Also nichts “08/15” von der Stange, was innerhalb weniger Minuten bestätigt werden könnte. Im Rahmen einer Individualbuchung werden bis hin zu 20 Leistungsträger angefragt. Von deren Arbeitsgeschwindigkeit sind wir abhängig. Dies kann wenige Stunden in Anspruch nehmen, oder speziell während der Hauptbuchungszeit (September bis Februar) unter Umständen auch bis hin zu 7 Tagen dauern. Seien Sie versichert, dass wir Ihre Buchung ständig im Auge behalten und uns mit Ihnen in Verbindung setzen, sobald etwas besprochen oder geändert werden muss. Wir versuchen immer das Bestmögliche für Sie zu erreichen und scheuen uns nicht, bei eventuell negativen Rückmeldungen nochmals nachzuhaken.
(Zeitaufwand unsererseits ca. 2,0 Std.)


Schritt 7: Reisebestätigung & Merkblätter
Sobald uns Ihre Reise komplett bestätigt wurde, erhalten Sie von uns eine E-Mail und zeitgleich die schriftliche Reisebestätigung in Form der Rechnungsstellung per Post. Hieraus entnehmen Sie dann u.a auch die genauen Zahlungsfristen und den gesetztlich vorgeschriebenen Reisepreis-Sicherungsschein. Ferner versorgen wir Sie mit ausführlichen Infos bzgl. der eventuell zu besorgenden Dokumente (Reisepass, Führerschein, etc.) und den jeweils aktuell gültigen Einreisebestimmungen Ihres Reiselandes.
(Zeitaufwand unsererseits ca. 1,0 Std.)

 

Schritt 8: Anzahlung

Ihre Anzahlung setzt sich bei Komplettreisen aus 2 Positionen zusammen. Einige Fluggesellschaften garantieren den Flugpreis nur nach Ticketausstellung. Voraussetzung hierfür ist die vollständigen Bezahlung des kompletten Flugpreises. Wir empfehlen daher die Zahlungsart Kreditkarte. Das landbasierte Programm (Hotels, Mietwagen, etc.) ist i.d.R. nur mit 15% anzuzahlen. I.d.R. haben Sie drei Zahlungsarten zur Auswahl: Kreditkarte (Abwicklung über ein sicheres Kundenportal mit PIN, etc.), Banküberweisung oder Barzahlung.
 
Schritt 9: Versand Infopaket
Spätestens im Februar bringen wir ein Infopaket auf den Postweg. Per Hermes Paketdienst versenden wir unter Anderem einen hochwertigen Reiseführer zur Hilfe Ihrer individuellen Tagesplanung. Das Paket schürt mit Sicherheit weitere Reisevorfreude bei Ihnen!
(Zeitaufwand unsererseits ca. 0,5 Std. + Inhalte + Auslagen im Wert von ca. 35,-- Euro)

 

Schritt 10: Nun sind Sie an der Reihe
Mit der Routenplanung (Schritt 3) hatten wir Ihnen bereits einige Eckpunkte der einzlenen Reisetage grob dargestellt. Nun sind Sie sicher damit beschäftigt Ihre wertvollen Reisetage genauer zu planen. Wälzen Sie den übersendeten Reiseführer und suchen Sie nach interessanten Details. Wir lassen Sie nicht alleine wenn Sie nach Rat suchen und an einer Stelle nicht weiter kommen. Sicherlich haben wir für unser gesamtes Zielgebiet den einen oder anderen Tipp für Sie. F
ür unser Spezialgebiet (Südwesten USA & Westen Kanadas) antworten wir mit der geballten Erfahrung aus über 35 Jahre, selbst erlebtem Reise-Know-How! In der Regel halten wir es so: Kurze E-Mail und eine fundierte, praxisnahe Antwort kommt schnell (Zeitaufwand unsererseits insgesamt ca. 1,5 Std.)

 

Frage: Erhalte ich eine bis ins Detail ausgearbeitete Tagesplanung? Antwort: Tatsächlich hatten wir früher eine Solche vorgehalten. Mittlerweile ändern sich die Gegebenheiten rasend und leider oftmals überhaupt nicht vorhersehbar, was konservierte Handlungsweisungen der Vorjahre ad absurdum führen würde. Auch durch die mittlerweile enorme Vielfalt unserer Kundenstruktur (Alter von 18 bis 85 Jahre), macht dies keinen Sinn. Selbst unabhängig vom Alter betrachtet haben die heutigen Reisenden extrem unterschiedliche Beweggründe, Vorstellungen und Ansprüche in Bezug auf deren Tagesgestaltung. Wie das Wort schon sagt, handelt es sich bei Individualreisen um individuell, nach Ihren Vorstellungen zu gestaltende Reisen. Stichpunkte zur Anregung geben wir Ihnen bei Routenerstellung und für Hilfe bei Ihren Fragen stehen wir natürlich auch zu Ihrer Verfügung. So gelangt Ihre Traumreise zu einem unvergesslichen Reiseerlebnis!

 

Schritt 11: Restzahlung

Ihre Restzahlung wird vom Reiseveranstalter auf ca. 6 Wochen vor Ihrer Abreise zur Zahlung terminiert. Das genaue Zahlungsziel sehen Sie auf Ihrer Rechnung gelistet. Sie erhalten diesbezüglich keine weitere Rechnungsstellung.

 

Schritt 12: Prüfung & Unterlagen-Versand

Nach dem Eingang Ihrer Restzahlung können wir bei den Reiseveranstaltern Ihre Reiseunterlagen anfordern. Nach deren Eingang werden wir die Dokumente ordnen, aufbereiten und auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Wir überprüfen auch Ihre Flugzeiten und senden Ihnen aktuelle E-Ticket-Ausdrucke mit den finalen Flugzeiten zu. Sofern Sie uns Ihre Reisepässe und die Reisegenehmigungen zukommen lassen haben, überpfüfen wir unverbindlich auch diese Dinge im Rahmen unserer Möglichkeiten. Der Unterlagenversand erfolgt ca. 2-3 Wochen vor Ihrer Abreise. Je nach Volumen und Dringlichkeit per Post oder mittels Hermes Paketdienst. (Zeitaufwand unsererseits insgesamt ca. 1,0 Std.)

 

Schritt 13: Bis zu Ihrer Abreise
stehen wir für Ihre Fragen gerne zur Verfügung. Wir lassen Sie nicht alleine wenn dringliche Rückfragen auftreten. Und seien Sie versichert, diese werden auch bei Ihnen auftreten! Wir bitten Sie aber um Verständnis, dass während dieser turbulenten Abreisezeit keine nochmalige, persönliche Beratung im Reisebüro erfolgen kann. In der Regel halten wir es so: Kurze E-Mail und eine fundierte, praxisnahe Antwort kommt schnell (Zeitaufwand unsererseits insgesamt ca. 1,0 Std.)


Wichtig: Mittels Addition den obigen Zeitangaben erhalten Sie eine Vorstellung unserer durchschnittlichen Arbeitszeit bei einer individuellen Komplettreise: Ca. 15 Stunden + ca. 65,-- Euro Eigenauslagen für Porto, Infopaket, Toner, Kopien und Papier).

 

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