Ablauf einer Buchung

So halten wir es mit der Kundenbetreuung


Da wir keine “08/15-Reisen” verkaufen, läuft eine Reisebuchung über unser Reisebüro etwas anders ab als Sie dies vielleicht von herkömmlichen Reisebüros kennen. Bitte machen Sie sich nachfolgend mit den 13 Schritten unserer kundenorientierten Vorgehensweise vertraut:

Schritt 1: Kontaktaufnahme Ihrerseits
Sie treten mit uns in Kontakt, da Sie Ihre Traumreise vom Spezialisten fair, fundiert und ordentlich betreut wissen wollen. Wir sehen uns als Ihr Partner und nicht als Ihr Gegner. Je offener Sie uns mit Ihren persönlichen Gegebenheiten (Erwartungen, Vorlieben, Vorstellungen, Reisebudget, etc.) gegenübertreten, um so passender können wir Sie beraten.

Schritt 2:
Terminvereinbarung (Für lokale Kunden):

Auf Wunsch vereinbaren wir einen Beratungstermin, bei welchem wir Sie und Ihre Reisewünsche gerne persönlich kennen lernen wollen. Danach wissen wir wer Sie sind, können so passende Positionen empfehlen und ein für Sie sinnvolles Routing zusammenstellen. Bitte nehmen Sie sich zur ausführlichen Besprechung einer Komplettreise ca. 1,5 bis 2 Stunden Zeit.

 

Für auswärtige Kunden: Reisebedarf per E-Mail oder Telefon ergründen
Wir übernehmen Ihre eventuell schon mitgesendeten Vorgaben und überprüfen die tatsächliche Machbarkeit Ihrer Reisewünsche. Sollten wir weitere Informationen von Ihnen benötigen, oder wenn wir Verbesserungsvorschläge für sinnvoll halten, melden wir uns ggf. via E-Mail bei Ihnen.

Schritt 3: Routenerstellung
Nachdem fest steht, wo genau die Reise hingehen soll und was Ihrerseits erwartet wird, erstellen wir Ihnen einen ersten, groben Tourverlauf. Dieser Routenvorschlag beschränkt sich auf die Tagesetappen und unseren Hotelvorschlägen mit Verlinkung. Wir übersenden Ihnen diesen Routenvorschlag per E-Mail im pdf-Format.

Schritt 4: Ihr “OK” bzw. Ihre Änderungswünsche
Bitte gehen Sie zeitnah unseren ersten Routenvorschlag durch. Sie können sich an dieser Stelle gerne auf unsere Erfahrung verlassen. Zu diesem Zeitpunkt benötigen wir nur ein kurzes Feedback, ob das Reisedatum, der Reiseverlauf und ggf. die Unterkünfte Ihren Vorstellungen entsprechen. Gerne ändern wir an dieser Stelle den Routenplan nach Ihren Wünschen ab.

Schritt 5: Angebotserstellung
Sowie wir Ihr “OK” für den Reiseverlauf haben, fragen wir Ihr Angebot bei unserem Reiseveranstalter an. Sobald wir deren Quotierung vorliegen haben, erhalten Sie via E-Mail ein Komplettangebot inklusive Flüge, Mietwagen und den Unterkünften
im pdf-Format. Im Angebot ersehen Sie alle wichtigen Informationen wie Flugzeiten und die genauen Leistungsdaten der gewünschten Positionen. Die Details zur Tagesgestaltung erhalten Sie zu einem späteren Zeitpunkt  (siehe hierzu Schritt 12). I.d.R. stimmt unser Angebot mit Ihrer Budgetvorgabe überein,
so raten wir Ihnen den mitgesendeten Buchungsvordruck gewissenhaft auszufüllen und schnellstmöglich an uns zurückzusenden (E-Mail-Scan, Telefax oder Post). Sollte das Angebot doch etwas über Ihrer Vorgabe liegen, beraten wir Sie gerne über die Möglichkeiten an welchen Stellen gekürzt werden könnte und mit welchen Einschränkungen dann ggf. zu rechnen ist.

Schritt 6: Buchungseingang
Sobald uns Ihre verbindliche Buchung erreicht hat, bestätigen wir Ihnen dies per E-Mail. Wir machen uns dann umgehend an die Realisierung Ihrer Reisewünsche. Wir bitten zu beachten, dass wir Ihnen eine individuelle Reise zusammengestellt haben. Also nichts “08/15” von der Stange, was innerhalb weniger Stunden bestätigt werden könnte. Im Rahmen einer Individualbuchung fragen wir teilweise bis zu 20 Leistungsträger an und sind daher auf deren Arbeitsgeschwindigkeit angewiesen. Dies kann speziell während der Hauptbuchungszeit (September bis Februar) unter Umständen auch etwas länger (bis hin zu 7 Tagen) dauern. Seien Sie versichert, dass wir Ihre Buchung ständig im Auge behalten und uns mit Ihnen via E-Mail in Verbindung setzen, sobald etwas besprochen oder geändert werden muss. Wir versuchen immer das Bestmögliche für Sie zu erreichen und scheuen uns bei eventuell negativen Rückmeldungen nicht nochmals nachzuhaken.

Schritt 7: Bestätigung
Sobald uns Ihre Reise komplett bestätigt wurde, erhalten Sie von uns eine E-Mail und zeitgleich die schriftliche Reisebestätigung in Form der Rechnungsstellung per Post. Hieraus entnehmen Sie dann u.a auch die jeweiligen Details zur Bezahlung und den gesetztlich vorgeschriebenen Reisepreis-Sicherungsschein. Ferner versogen wir Sie mit ausführlichen Infos bzgl. der eventuell zu besorgenden Dokumente (Reisepass, Führerschein, etc.) und den jeweils aktuell gültigen Einreisebestimmungen Ihres Reiselandes.

 

Schritt 8: Ihre Anzahlung

Ihre Anzahlung setzt sich bei Komplettreisen aus 2 Positionen zusammen. So verlangen die Fluggesellschaften den kompletten Flugpreis i.d.R. sofort. Das Landprogramm ist i.d.R. mit 15% anzuzahlen. Daher setzen wir i.d.R. die Anzahlungsfrist auf 7 Tage ab Rechnungsdatum.


Schritt 9: Versand Infopaket
Im Winter (ca. i.l.d. Februar) bringen wir ein Infopaket auf den Postweg. Bei einer gebuchten Komplettreise senden wir Ihnen per Hermes Paketdienst einen hochwertigen Reiseführer und diverse weitere Reiseinformationen, sowie nützliche Dinge zur weiteren Reisevorbereitung. Unser Paket schürt mit Sicherheit weitere Reisevorfreude!

 

Schritt 10: Ihre Restzahlung

Ihre Restzahlung wird vom Reiseveranstalter auf ca. 6 Wochen vor Ihrer Abreise zur Zahlung terminiert. Das genaue Zahlungsziel sehen Sie auf Ihrer Rechnung gelistet. Sie erhalten diesbezüglich keine weitere Rechnungsstellung. Um keine Fristen zu verpassen können Sie gerne schon zum Anzahlungstermin den Gesamtbetrag anweisen.


Schritt 11: Zwischenzeitlich...
stehen wir gerne für Ihre Fragen zur Verfügung. Wir lassen Sie nicht alleine wenn dringliche Rückfragen auftreten. Und seien Sie versichert, diese werden auch bei Ihnen auftreten!
In der Regel halten wir es so: Kurze E-Mail - Antwort kommt!

 

Schritt 12: Unterlagen Versand

Nach dem Eingang Ihrer Restzahlung können wir bei den Reiseveranstaltern Ihre Reiseunterlagen anfordern. Nach deren Eingang bei uns werden wir die Dokumente ordnen, aufbereiten und auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Wir überprüfen auch Ihre Flugzeiten und senden Ihnen aktuelle Ausdrucke mit den finalen Flugzeiten zu. Der Unterlagenversand erfolgt ca. 3 Wochen vor Ihrer Abreise je nach Volumen und Dringlichkeit per Post oder mittels Hermes Paketdienst.

 

Schritt 13: Bis zu Ihrer Abreise
stehen wir Ihnen für alle Ihre Fragen zur Verfügung. Wir lassen Sie nicht alleine wenn dringliche Rückfragen auftreten. Und seien Sie versichert, diese werden auch bei Ihnen auftreten! Wir bitten Sie aber um Verständnis, dass aus wirtschaftlichen Gründen keine nochmalige, persönliche Beratung im Reisebüro stattfinden kann. In der Regel halten wir es so: Kurze E-Mail - Antwort kommt!

 

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